Onboarding Digital: Como Integrar Novos Membros em Trabalho Remoto

Onboarding Digital: Como Integrar Novos Membros em Trabalho Remoto → Iniciar um novo emprego numa nova empresa muitas vezes origina sentimentos de insegurança e receio no período de adaptação ao novo ambiente e aos novos colegas de trabalho. Com a situação pandémica vivenciada, muitas organizações viram-se obrigadas a executar os seus processos de forma remota, tendo surgido por consequência disso o Onboarding Digital. 

Mas o que é o Onboarding Digital? Como é que é possível integrar um novo funcionário de forma digital? Como é que faço um Onboarding Digital bem feito?

Neste artigo iremos-te responder a todas essas questões ao te apresentar a definição deste conceito, as suas vantagens e quais os passos que deves dar na prática para que a integração de novos membros na tua empresa seja efetuada com sucesso.

O Que É Um Onboarding Digital?

Já faz algum tempo que várias organizações e os seus líderes começaram a entender que o sucesso do seu negócio depende das pessoas que constituem a organização. Neste sentido, começaram a apostar no investimento do capital humano e a realçar a importância dos processos de recursos humanos, uma vez que um funcionário motivado, bem integrado e a desempenhar as funções indicadas permite o crescimento da empresa.

O Onboarding Digital é todo o processo que constituiu as etapas antes, durante e depois da contratação de um novo funcionário, mas de forma 100% remota. Em outros termos, consiste em parte do processo de recrutamento e seleção e contratação de novos colaboradores, envolvendo um conjunto de procedimentos e estratégias que têm como finalidade adaptar os profissionais recém-chegados ao novo ambiente de trabalho e cultura organizacional. São técnicas de comunicação e de integração conduzidas pelo departamento de recursos humanos, com o objetivo de integrar os novos colaboradores o mais rapidamente possível. Este processo é efetuado rocorrendo-se a ferramentas tecnológicas ou até a próprios softwares criados especificamente para o Onboarding Digital que facilitam a organização de todas as etapas, assim como o acompanhamento dos novos funcionários em cada passo.

Vantagens De Ter Um Onboarding Digital

A realização do Onboarding Digital pode causar alguns receios, uma vez que é um método recente e efetuado de forma completamente remota. Para tal, vamos enumerar as suas principais vantagens para que possas perceber os possíveis benefícios que a sua implementação trará à tua empresa:

Melhoria da experiência do novo colaborador

A primeira impressão que o novo funcionário tiver da tua empresa ditará o sucesso da sua integração. O Onboarding Digital permite que o colaborador seja acolhido de forma positiva, entendendo quais as funções que irá desempenhar, conhecendo os seus colegas de trabalho e integrando-se na cultura da organização. Além disso, irá permitir que este retire todas as suas dúvidas e receios em relação às práticas e políticas da empresa.

Aumento da produtividade

Como já foi referido, a primeira impressão do novo colaborador face à empresa é importante assim como o seu primeiro dia de trabalho. Ao se aplicar o Onboarding Digital, todas as etapas da sua integração na empresa serão pré-estabelecidas e alinhadas, permitindo a otimização do tempo e a sua adaptação total nas áreas da empresa e suas atividades. Consequentemente, o seu foco será alimentado, fazendo com que desempenhe as suas funções mais produtivamente, contribuindo para uma maior resposta às necessidades do teu negócio.

Diminuição da taxa de turnover

Ao mencionar a taxa de turnover, é necessário ter em consideração todos os pontos do processo de recrutamento e seleção do novo colaborador. Ora, a primeira impressão ou perceção que este detém sobre a empresa vai prever a forma de como vai executar as suas funções assim como a sua atitude perante as responsabilidades que tem para com a mesma. Ao aplicar o Onboarding Digital, essa primeira impressão vai certamente ser positiva, havendo um aumento do sentimento de propósito desse novo funcionário logo na fase inicial. No longo prazo, tal irá refletir na diminuição do absentismo e na taxa de turnover.

Redução de custos

Esta vantagem vai ao encontro do que foi referido no ponto anterior, ou seja, com a diminuição da taxa de turnover, é natural que a empresa, ao aplicar Onboarding Digital, diminua os custos que teria com o despedimento e futura contratação de mais colaboradores.

Senso de autonomia ao novo funcionário

O Onboarding Digital, ao contrário do sistema presencial, fornece ao novo colaborador um maior sentido de autonomia, uma vez que, trabalhando remotamente, este terá a liberdade de escolher em que momentos e por quanto tempo irão ser realizadas as suas atividades de integração na empresa.

Acessibilidade de informação facilitada

Como foi referido no início deste artigo, o Onboarding Digital detém de ferramentas tecnológicas ou próprios softwares que tornam o processo de integração dos novos colaboradores mais eficiente. A utilização destas plataformas digitais facilita também o acesso às informações e documentos tanto pela parte do contratado como pela parte dos membros da empresa.

Aumento das possibilidades de contratação

Através do Onboarding Digital, por ser um processo 100% remoto, permite com que consigas atrair e reter novos talentos de várias regiões e até mesmo países, sem que te tenhas de preocupar com a integração dos novos contratados à equipa.

Melhor Employer Branding

A atração e retenção de novos talentos é, sem dúvida, um dos maiores desafios que as empresas têm de enfrentar no mercado competitivo presente atualmente. Para começar a contornar esse desafio, podes começar por implementar o Onboarding Digital. Através dele, irás expressar preocupação em oferecer um ambiente agradável e eficiente para os colaboradores da tua empresa, tornando-a mais atraente para o mercado externo.

Como Fazer Um Onboarding Digital Bem Feito?

De forma a que não te surjam dúvidas no momento de usufruir do Onboarding Digital, vamos dizer-te, passo a passo, como o deves implementar na tua empresa.

Passo 1: Pré-Onboarding

Um processo de Onboarding Digital bem-sucedido inicia-se mesmo antes do primeiro dia do novo funcionário na organização. Assim, este passo envolve a receção de toda a documentação necessária para efetuar a admissão digital, a assinatura online do contrato, o envio dos equipamentos necessários para a sua casa, assim como o kit de boas-vindas, a solicitação de acesso às ferramentas digitais (e-mail, zoom, meets ou outros sistemas), a definição do colaborador de referência para os seus primeiros dias na empresa e o envio de um e-mail de boas-vindas composto com a data de início de trabalho e todas as instruções necessárias.

Passo 2: Onboarding do 1º dia

Quando for o primeiro dia do novo colaborador na empresa, aconselhamos que deixes tudo preparado previamente para não sobrecarregares o novo funcionário com demasiadas informações. Para tal, recomendamos a elaboração de um manual com todos os detalhes necessários para que ele se sinta confortável e familiarizado com a organização. Adicionalmente, marca uma reunião de boas-vindas para a apresentação do novo funcionário, mas também para a apresentação da cultura da organização, dos sócios e fundadores e os objetivos gerais.

Passo 3: Onboarding do 1º mês

Quando o novo colaborador faz 1 mês na organização, é necessário fazer com que este se aprofunda ainda mais com os objetivos da empresa e as responsabilidades da função que exerce. Tal é desafiante, principalmente pelas questões remotas do processo. Por esta razão, deves implementar sessões de formação e materiais complementares, como, por exemplo, a utilização de vídeos sobre a própria empresa, sobre o mercado ou até mesmo a sua área profissional e reuniões semanais para o alinhamento das expectativas a atingir. 

Passo 4: Avaliação do Onboarding Digital

O próximo e último passo consiste em avaliar todo o processo do Onboarding Digital após a sua implementação para a realização de melhorias no mesmo. Para esse propósito, propomos que envies questionários de satisfação para os novos colaboradores que passaram pelo processo de integração e para os gestores que participaram ativamente no mesmo. Após isso, faz a análise desse feedback e implementa melhorias para tornar o método de Onboarding Digital cada vez mais eficiente.

Conclusão

É evidente que o trabalho 100% remoto é ainda uma novidade para muitas empresas portuguesas, o que torna a criação de um processo de Onboarding Digital desde o zero algo assustador e desafiador. Contudo, tem-se tornado cada vez mais importante investir no bem-estar dos colaboradores, especialmente daqueles que estabelecem ainda o seu primeiro contacto com a empresa. O Onboarding Digital não só facilita a integração e adaptação desses colaboradores, como também traz um conjunto de benefícios e vantagens competitivas para a tua empresa que podem ser observadas a curto, médio e longo prazo.